Ingangsdatum: 8 Oktober 2026

Deze Privacyverklaring legt uit hoe Loyaltree persoonsgegevens verwerkt wanneer mensen de website van Loyaltree, de webapplicatie, de mobiele app, het merchant-dashboard, klantloyaliteitsfuncties, wallet-passen, betaalstromen en supportkanalen gebruiken. Deze verklaring is bedoeld voor AVG-transparantie en moet samen worden gelezen met onze Cookies & Device Storage Notice en, voor zakelijke klanten, onze verwerkersovereenkomst.

1. Rollen van verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Loyaltree heeft niet altijd dezelfde juridische rol. Bij loyaliteitsprogramma's van merchants is de merchant meestal de verwerkingsverantwoordelijke voor klantaccounts, rewards, scans en transacties, en handelt Loyaltree als verwerker namens die merchant. Voor de website van Loyaltree, owner-sign-up, accountbeveiliging, misbruikpreventie, support, leveranciersbeheer en abonnementsfacturatie treedt Loyaltree in het algemeen zelf op als verwerkingsverantwoordelijke.

2. Categorieën persoonsgegevens

• Identiteits- en accountgegevens, zoals naam, e-mailadres, inloggegevens, bedrijfsrol en accountstatus
• Profielgegevens, zoals geboortedatum, taalvoorkeur, toegewezen company location of vestiging, biometrische loginvoorkeur en wallet-gerelateerde identificatoren
• Loyaliteitsgegevens, zoals punten- en rewardinformatie, scans, transacties, barcode- of pass-ID's, gastkaart-ID's, klantnummers en merchantlocatie-informatie die aan de dienst is gekoppeld
• Merchant- en facturatiegegevens, zoals bedrijfsnaam, factuurcontactgegevens, abonnementsstatus, facturen, betaalmethode-gerelateerde metadata, company locations, vestigingsadressen en serviceconfiguratie-informatie
• Support- en contactgegevens, zoals berichten via het contactformulier of supportverzoeken
• Technische, apparaat- en beveiligingsgegevens, zoals verzoekmetadata, authenticatiegebeurtenissen, CSRF-/sessiegegevens, beperkte operationele alerting- of incidentloggegevens, anti-misbruikverificaties en veilige apparaatopslagwaarden die in de mobiele app worden gebruikt voor sessiecontinuïteit of company-context
• Contentgegevens, zoals geüploade logo's, iconen, banners, reward-afbeeldingen en poster- of templatebestanden

3. Herkomst van de gegevens

• Rechtstreeks van jou wanneer je een account aanmaakt, deelneemt aan een merchant-programma, contact opneemt, content uploadt of facturatie beheert
• Van de merchant die jou heeft uitgenodigd voor een bedrijfsaccount of het loyaliteitsprogramma beheert waaraan je deelneemt
• Van je apparaat, browser of mobiele app wanneer dat strikt noodzakelijk is voor authenticatie, beveiliging, taalvoorkeur, sessiecontinuïteit, company-context of apparaatinstellingen voor functies
• Van betaal-, wallet-, e-mail-, hosting-, app-distributie-, adreszoek- en identiteitsproviders wanneer dat nodig is om de betreffende dienst te leveren
• Van scans en transacties die door merchant-medewerkers in het product worden uitgevoerd

4. Waarom we gegevens gebruiken

• Om gebruikers- en merchantaccounts aan te maken en te beheren
• Om loyaliteitsprogramma's uit te voeren, inclusief punten, rewards, transacties, guest cards en wallet-passen
• Om merchantlocatiefuncties, klant- of transactiemanagement, rapportages, sign-up flows, drukwerk en walletnotificaties te ondersteunen waar deze zijn geconfigureerd
• Om gebruikers te authenticeren, sessies te beveiligen, misbruik te voorkomen en incidenten te onderzoeken
• Om serviceberichten te verzenden, zoals verificatie-e-mails, uitnodigingen, facturen, betalingsmeldingen en supportreacties
• Om abonnementen, betaalmethode-updates en factuuradministratie te verwerken
• Om geüploade merkbestanden en wallet-templatecontent te hosten en te tonen
• Om mobile-appfuncties te ondersteunen, zoals veilige logincontinuïteit, apparaattaalkeuze, afbeeldingsuploads, invoice preview of delen op verzoek van de gebruiker, en beheer van biometrische loginvoorkeuren
• Om support te verlenen en contactverzoeken te beantwoorden
• Om te voldoen aan wettelijke, fiscale, boekhoudkundige, beveiligings- en contractuele verplichtingen, inclusief incidentrespons en operationele monitoring

5. Rechtsgrondslagen

• Uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan een overeenkomst, voor accountcreatie, dienstverlening, wallet-passgeneratie en abonnementsbeheer
• Gerechtvaardigd belang, voor servicebeveiliging, fraudepreventie, interne diagnostiek, misbruikpreventie en beperkte operationele logging zolang jouw rechten niet zwaarder wegen
• Wettelijke verplichting, wanneer bewaring of verstrekking vereist is op grond van fiscale, boekhoudkundige, beveiligings- of andere toepasselijke wetgeving
• Toestemming, waar een functie daadwerkelijk afhankelijk is van toestemming onder toepasselijk recht, inclusief niet-essentiële cookies en vergelijkbare technologieën zoals de Meta Pixel en PostHog-productanalyse, die pas laden nadat je toestemming geeft en die je op elk moment kunt intrekken
• Toestemming, wanneer je advertentiecookies in onze banner hebt geaccepteerd en daarna een bedrijf registreert: je aanmelding wordt dan ook met Meta Platforms Ireland gedeeld voor advertentiemeting, vastgelegd met tijdstip en de bannertekst waarmee je instemde; intrekken kan op elk moment via "Cookies beheren"

6. Hosting en dienstverleners

Loyaltree gebruikt externe infrastructuur- en softwareleveranciers. Op basis van de huidige stack is EU-regiohosting geconfigureerd waar dat beschikbaar is, waaronder Frankfurt, Duitsland, voor delen van de AWS-opzet. Railway wordt ook gebruikt voor backend-applicatiehosting en beheerde database-infrastructuur. Afhankelijk van de dienst kunnen persoonsgegevens ook worden verwerkt door gespecialiseerde leveranciers die optreden als verwerker of als eigen verwerkingsverantwoordelijke.

• AWS Cognito voor authenticatie
• AWS S3 voor geüploade bestanden en merkassets
• Railway voor backend-applicatiehosting en beheerde PostgreSQL-infrastructuur
• Redis voor token-, sessie- of operationele opslag
• Resend voor e-mailverzending
• Mollie voor betalingen, abonnementen en factuurverwerking
• Expo Application Services (EAS), inclusief build-, update- en distributie-infrastructuur voor de mobile app
• Door Loyaltree beheerde card service-microservice voor het genereren en leveren van Apple Wallet- en Google Wallet-passen
• Adreszoekproviders voor ondersteuning van merchantadressen en locaties waar geconfigureerd
• Operationele alertingtools zoals Discord-webhooks voor incidentmeldingen en engineeringrespons
• ALTCHA voor anti-bot- en misbruikcontroles

7. Ontvangers en derden

• Merchants die het loyaliteitsprogramma beheren waaraan je deelneemt
• Identity-, hosting-, opslag-, e-mail-, wallet-, mobile app-infrastructuur-, betaal- en facturatieproviders die nodig zijn om de dienst te laten functioneren
• Meta Platforms Ireland, wanneer je toestemming geeft voor advertentiecookies, voor advertentiemeting via de Meta Pixel; Meta kan optreden als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke en gegevens in de Verenigde Staten verwerken
• Meta Platforms Ireland, voordat je een cookiekeuze maakt, voor advertentiemeting: wanneer je een pagina van onze marketingwebsite opent, meldt onze server die paginaweergave aan de Conversions API van Meta met alleen het paginaadres (zonder querystring), het tijdstip en de user-agent van je browser; er wordt geen IP-adres, cookie, klik-ID of andere identificatie meegestuurd, er wordt niets op je apparaat geplaatst en er wordt niets meer verstuurd zodra je weigert
• PostHog, wanneer je toestemming geeft voor analysecookies, voor productanalyse, session replay en foutmonitoring; PostHog treedt op als verwerker voor Loyaltree en slaat deze gegevens op binnen de EU-regio
• Professionele adviseurs, auditors of autoriteiten waar dat wettelijk noodzakelijk is
• Opvolgers of kopers als Loyaltree betrokken raakt bij een fusie, financiering, herstructurering of verkoop
• Meta Platforms Ireland, wanneer je advertentiecookies hebt geaccepteerd en een bedrijf registreert, voor advertentiemeting via Meta's Conversions API: een gehashte (SHA-256) versie van je e-mailadres, een gehashte bedrijfs-ID, je IP-adres, browser-user-agent, de klik-ID uit de Meta-advertentielink waarmee je binnenkwam (indien aanwezig) en, als je advertentiecookies hebt geaccepteerd, Meta's browser-ID; al aan Meta geleverde events kunnen niet worden teruggehaald

We proberen verstrekking te beperken tot de gegevens die nodig zijn voor het betreffende doel. Sommige leveranciers handelen als verwerker voor Loyaltree of de merchant, terwijl andere voor hun eigen deel van de dienst als eigen verwerkingsverantwoordelijke kunnen optreden, zoals wallet- of betaalnetwerken. Sommige providers ontvangen alleen beperkte technische of operationele metadata en niet volledige account- of loyaliteitsgegevens.

8. Internationale doorgiften

Loyaltree streeft naar hosting binnen de EER waar dat beschikbaar is, maar sommige leveranciers kunnen gegevens ook buiten de EER verwerken of van daaruit toegang krijgen. Als dat gebeurt, moet voor de doorgifte een passend AVG-mechanisme gelden, zoals een adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses, eventueel aangevuld met passende waarborgen. In het bijzonder verwerkt Meta, als je toestemming geeft voor de Meta Pixel, gegevens in de Verenigde Staten op basis van het EU-VS Data Privacy Framework en/of Standard Contractual Clauses. PostHog-analysegegevens worden verwerkt op de EU-cloudinfrastructuur van PostHog. Omdat leveranciersafspraken kunnen veranderen, verklaren wij niet dat alle verwerking altijd uitsluitend binnen de EER plaatsvindt.

9. Bewaartermijnen

• Account- en loyaliteitsgegevens: zolang het relevante account of de merchantrelatie actief is, daarna verwijdering of anonimisering tenzij bewaring wettelijk vereist is
• Factuur-, btw- en boekhoudgegevens: gedurende de termijn die de toepasselijke fiscale en boekhoudwetgeving voorschrijft
• Beveiligings-, verificatie- en anti-misbruikgegevens: zolang dat redelijkerwijs nodig is om de dienst te beveiligen en incidenten af te handelen
• Geüploade bestanden, company-location records, wallet-assets en wallet-notificatielocaties: zolang deze gekoppeld zijn aan een actief merchantaccount of actieve pass-configuratie, tenzij eerdere verwijdering wordt ondersteund en wettelijk is toegestaan
• Support- en contactverzoeken: zolang dat nodig is om het verzoek af te handelen en intern vast te leggen
• Back-ups: gedurende een beperkte operationele periode, waarna deze in de normale cyclus worden overschreven of verwijderd
• Marketingtoestemmingsrecords: bewaard bij het bedrijfsrecord als bewijs van de gemaakte keuze; leveringsrecords van Meta-conversie-events, inclusief IP-adres en browser-user-agent, worden 14 dagen na levering of definitieve mislukking verwijderd

10. Jouw rechten

• Recht op inzage
• Recht op rectificatie
• Recht op wissing, voor zover wettelijk van toepassing
• Recht op beperking van de verwerking in de gevallen die de wet noemt
• Recht van bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
• Recht op dataportabiliteit waar dat wettelijk geldt
• Recht om toestemming in te trekken waar verwerking op toestemming is gebaseerd
• Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthouder

11. Verzoeken over persoonsgegevens

Als Loyaltree voor de betreffende verwerking verwerkingsverantwoordelijke is, kun je rechtstreeks contact met ons opnemen. Waar het product self-service tools voor accountverwijdering of data-export aanbiedt, kunnen die worden gebruikt voor de ondersteunde reikwijdte. Als een merchant verwerkingsverantwoordelijke is voor jouw loyaliteitsgegevens, kunnen wij jouw verzoek doorverwijzen naar die merchant of ondersteuning bieden binnen onze verwerkersrol.

Email:[email protected]
Wij streven ernaar je identiteit te verifiëren en binnen de wettelijke termijnen te reageren, meestal binnen één maand tenzij verlenging is toegestaan.

12. Klachten

Je kunt een klacht indienen bij de toezichthouder in je woonland, werkland of de plaats van de vermeende inbreuk. Voorbeelden zijn:

• Nederland: Autoriteit Persoonsgegevens – https://autoriteitpersoonsgegevens.nl
• Griekenland: Hellenic Data Protection Authority – https://www.dpa.gr
• Ierland: Data Protection Commission – https://www.dataprotection.ie
• Verenigd Koninkrijk (inclusief Noord-Ierland): Information Commissioner's Office – https://ico.org.uk

13. Beveiliging

Loyaltree gebruikt technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangsbeheer, versleuteld transport, sessie- en CSRF-bescherming, authenticatiecontroles en beperkte leveranciers­toegang. Geen enkel systeem is volledig risicoloos, dus gebruikers moeten ook hun eigen apparaten en wachtwoorden beschermen.

14. Cookies en apparaatopslag

Loyaltree gebruikt cookies en vergelijkbare browseropslag voor strikt noodzakelijke doeleinden, waaronder sessiecontinuïteit, CSRF-bescherming, loginondersteuning, taalvoorkeur, theme- of interface­status, ondersteuning voor recent-gebruikte bedrijven, guest-pass- of sign-upstatus en tijdelijke checkout- of redirectstatus. Met jouw voorafgaande toestemming gebruiken we daarnaast de Meta Pixel voor advertentiemeting en PostHog voor productanalyse, session replay en foutmonitoring; je kiest analyse en advertenties afzonderlijk, en elk laadt pas nadat je het toestaat. Totdat je analyse toestaat, wordt PostHog helemaal niet geladen: het meet niets, neemt niets op en slaat niets op. Vóór jouw keuze meldt onze server wel paginaweergaven van onze marketingwebsite anoniem aan Meta, zonder cookies, IP-adres of identificatie. Elke toestemming kan op elk moment afzonderlijk worden ingetrokken. Als je bent ingelogd en toestemming hebt gegeven, kunnen PostHog-events worden gekoppeld aan je account-id en e-mailadres. Zie onze aparte Cookies & Device Storage Notice voor details.

15. Verwerkingsregister en accountability

Loyaltree houdt interne documentatie bij die past bij haar activiteiten, zoals een register van verwerkingen, interne beveiligingsmaatregelen en leveranciersbeheer.

16. Privacycontact

Voor privacyvragen of verzoeken kun je contact opnemen via:

[email protected]

17. Locatiegerelateerde functies

Merchants kunnen locatiegerelateerde servicefuncties configureren, zoals vestigingsinformatie, klant- of transactietoewijzing, rapportagefilters, sign-upmateriaal en walletnotificaties. Deze functies kunnen door de merchant verstrekte adres- en locatie-informatie opslaan. Loyaltree ontvangt via de walletnotificatiefunctie geen precieze eindgebruikerslocatie van het apparaat; walletplatforms en besturingssystemen kunnen de locatie van het apparaat lokaal gebruiken volgens hun eigen instellingen en voorwaarden.

18. Camera- en fotobibliotheekgebruik

De scanfunctie kan toegang vragen tot de camera van je apparaat om QR-codes of vergelijkbare pass-identificatoren te lezen. De mobiele app kan ook toegang vragen tot je fotobibliotheek wanneer je ervoor kiest bedrijfslogo's, reward-afbeeldingen of vergelijkbare content te uploaden. De app is niet bedoeld om vanuit de scanfunctie doorlopend video op te nemen of op te slaan.

19. Biometrische functies en veilige apparaatopslag

Als een biometrische ontgrendelingsfunctie wordt aangeboden, verwacht Loyaltree dat de verificatie via het besturingssysteem van het apparaat verloopt. Biometrische templates of ruwe biometrische identificatoren horen niet op de servers van Loyaltree te worden opgeslagen. De mobiele app kan beperkte account- of sessiegerelateerde waarden, zoals refresh-tokencontinuïteit, company-context, e-mailadres, taalkeuze of biometrische loginvoorkeur, opslaan in apparaatopslagmechanismen zoals SecureStore of AsyncStorage. Als de implementatie wezenlijk verandert, moet deze verklaring worden bijgewerkt.

Deze verklaring is bedoeld om AVG-transparantie te ondersteunen, maar moet regelmatig worden herzien naarmate de leveranciersstack, markten en productfuncties van Loyaltree veranderen.